În mod ironic, managementul timpului este o problemă care îi afectează pe toată lumea, dar cu care nimeni nu are timp să se ocupe. Cu toate acestea, merită să dedicăm puțină atenție analizării modului în care ne ardem timpul și dacă este posibil să ne organizăm mai bine. Gestionarea timpului la locul de muncă pentru a fi mai eficientă este posibilă, dar problema trebuie abordată activ.
Nu există nicio îndoială că timpul trece. Și cu cât trece mai mult timp fără să ne organizăm mai bine, cu atât pierdem mai mult și, odată cu el, energie și oportunități. De aceea este esențial să ne analizăm ziua de lucru pentru a înțelege dacă este necesar să facem vreo modificare .
21 de sfaturi pentru a gestiona timpul la locul de muncă și a fi mai eficient
Managementul timpului este o problemă complexă care variază de la creșterea productivității până la echilibru între muncă și viața de familie . Scopul este de a evita burnout-ul, de a crea obiceiuri bune și de a stabili obiective pe termen lung. Planificarea și prioritizarea este secretul pentru a recâștiga controlul asupra timpului nostru și asupra vieților noastre, indiferent de ocupația noastră. . Jory MacKay oferă 21 de strategii pentru o mai bună gestionare a timpului.
Înțelegerea unde se termină timpul nostru
Gestionarea timpului nu înseamnă a fi prins de anxietate sau de teama de a-l pierde. Mai degrabă, este vorba despre înțelegerea beneficiilor unei utilizări mai înțelepte, așa cum explică MacKay. De aici rezultă primul grup de strategii și sfaturi:
1. Înțelegeți că gestionarea timpului este o problemă importantă. După cum am spus, nu este vorba despre teamă de a pierde timpul, ci despre înțelegerea beneficiilor unui management corect.
2. Fii realist: Cât de multă muncă poți obține efectiv într-o zi? Ne-am putea gândi la timp pur și simplu ca la o resursă de care avem nevoie în cantități mai mari, dar a avea mai mult timp nu înseamnă neapărat să fim mai productivi. Cel mai bun mod de a-l administra este să planificați la ce veți lucra și când.
3. Aflați unde are loc scurgerea de timp. Cu cât înțelegi mai mult fluxul zilei de lucru, cu atât eforturile tale vor avea un impact asupra managementului general.
4. Stabiliți obiective zilnice și adoptați sisteme de urmărire care vă ajută să înțelegeți cum vă folosiți timpul. Odată ce ai o viziune de ansamblu, poți începe să-ți schimbi ziua.
5. Creați o rutină de dimineață motivantă. O rutină bună la trezire ne pregătește pentru o zi de lucru productivă: este un impuls pozitiv care ne însoțește până seara.
6. Renunțați la multitasking . Cercetările confirmă acest lucru: este imposibil pentru o ființă umană să se concentreze pe mai multe sarcini la un moment dat. Dacă îți pierzi concentrarea, oprește-te și notează-ți gândurile înainte de a te întoarce la sarcina principală.
Prioritizează cea mai importantă parte a muncii și delega restul
Odată ce înțelegem unde se duce timpul nostru, trebuie să decidem pentru ce să-l dedicăm (și ce nu). Din acest motiv, MacKay ne sfătuiește să:
7. Identificați munca urgentă. Înțelegerea a ceea ce necesită atenție imediată și a ceea ce nu este important sau urgent ne ajută să stabilim un calendar atent.
8. Odată ce ți-ai stabilit prioritățile, fii categoric . Alege-ți obiectivele principale și concentrează-te asupra lor.
9. Utilizați regula 30X pentru a delega unele sarcini . Este regula Rory Vaden: petrece de 30 de ori timpul necesar pentru a îndeplini o sarcină pentru a învăța pe altcineva să o facă. Luarea timpului pentru a preda o altă persoană și apoi delegarea ne va economisi 1100 de minute pe an . Sau, după cum spune Vaden, o creștere de 733% a ROTI (Return on Time Invested).
10. Preluați cuvântul nu din vocabularul dvs . Potrivit unui articol publicat de Universitatea din Chicago, a spune că nu o fac în loc de nu pot face asta ne permite să ne eliberăm mult mai ușor de angajamente nedorite.
Stabiliți un program zilnic funcțional
Odată gata primele
11. Stabiliți orare, nu termene limită . Mackay aici împrumută sfatul lui James Clear . În loc să urmăriți un termen limită (și apoi să vă simțiți frustrați dacă în cele din urmă nu reușiți să rămâneți la timp), setați un obiectiv semnificativ și definiți o foaie de parcurs.
12. Faceți planuri bazate pe timp și nu pe activități . Împărțiți sarcinile provocatoare în sesiuni de durată cuantificabilă. Prin organizarea zilei în fracțiuni de timp în loc de sarcini, putem începe să ne gestionăm programul pe baza unei date cunoscute (sau a unui angajament).
Un calendar este ceva finit. O zi conține doar un anumit număr de ore. Acest fapt devine clar în momentul în care încercăm să încadrăm un număr nerealist de lucruri într-un spațiu finit.
-Peter Bregman-
13. Planificați pauzele și perioadele de odihnă. Avem nevoie de timp să ne odihnim și trebuie să acceptăm că vor exista întreruperi. A nu ține cont de asta înseamnă a lucra într-un mod haotic. Evenimente neașteptate există și corpul nostru ne avertizează când este timpul să luăm o pauză. Dacă nu lăsăm o marjă, ne-am putea vedea brusc că planurile noastre se prăbușesc.
14. Separați timpul producătorului de timpul managerului . Este ușor să umpleți timpul cu sarcini de rutină și să nu lăsați suficient loc pentru o muncă semnificativă. Un lucru este Do alta este gestionează .
15. Activități grupate pe parcursul săptămânii. Grupați activități similare și profitați de impulsul care vine de la începerea unui loc de muncă. Aplicați prima lege a mișcării a lui Newton la productivitate: un obiect în mișcare își continuă mișcarea.
Folosiți spațiul pentru a gestiona timpul la locul de muncă într-un mod mai motivant
Calendarul și programul nu sunt singurele instrumente de gestionare a timpului pe care le avem. Mackay sugerează câteva strategii de folosit la birou care pot influența modul în care lucrăm.
16. Încearcă metoda Popcorn pentru a debloca timpul. Schimbarea locației la locul de muncă pe parcursul zilei poate fi o modalitate bună de a menține motivația și productivitatea. Aceasta este tehnica propusă de Joel Runyon și funcționează astfel:
- Notează-ți toate angajamentele de lucru pentru ziua respectivă pe o foaie de hârtie.
- Împărțiți această listă în trei părți sau loturi egale (a se vedea punctul 15).
- Alegeți trei stații diferite pentru fiecare lot de lucru.
17. Lucrează urmând ritmul energetic al corpului tău. Organizează-ți munca în cel mai funcțional mod pentru tine. Nu vă gândiți doar la managementul timpului, ci și la energie .
Protejați-vă timpul
Nu vor lipsi niciodată situațiile care vor încerca să-ți ocupe timpul. Timpul trebuie protejat pentru a evita folosirea lui incorect. Mackay oferă următoarele sfaturi.
18. Folosește lenea strategică pentru a lucra la lucrurile potrivite . Conceptul de lene strategică presupune să acordați prioritate joburilor și sarcinilor importante și să vă permiteți puțină lene pentru cele mai puțin importante.
Nimic nu este mai puțin productiv decât a face eficient ceea ce nu ar trebui făcut deloc.
-Peter Drucker-
19. Apără-ți automat timpul nenegociabil. Este important să vă asigurați că munca care necesită concentrare continuă fără probleme și întreruperi. În acest scop, este esențial să evitați distragerile. Există instrumente care vă permit să comunicați automat cu ceilalți atunci când nu sunteți disponibil. Ca alternativă, găsiți o modalitate de a comunica că sunteți concentrat și că nu doriți să fiți deranjat.
20. Folosește metoda Ivy Lee pentru a-ți încheia ziua cu bine. Ivy Lee recomandă o rutină zilnică simplă în cinci pași pentru productivitate maximă.
- La sfârșitul fiecărei zile de lucru, notează cele mai importante șase lucruri pe care trebuie să le abordezi a doua zi. Nu scrie mai mult de șase teme.
- Aranjați aceste șase elemente în ordinea importanței.
- A doua zi, concentrează-te pe primul tău loc de muncă. Completați acest lucru înainte de a trece la al doilea.
- Continuați cu restul listei în același mod. La sfârșitul zilei, mutați sarcinile neterminate în lista pentru ziua următoare.
- Repetați acest proces în fiecare zi lucrătoare.
21. Nu uita de beneficiile timpului liber. Gestionarea timpului nu înseamnă doar muncă. Pentru a găsi un echilibru în viața profesională care să ne mențină sănătoși și fericiți, trebuie să ne amintim timpul dedicat odihnei, petrecerii timpului liber și socializare .
Gestionarea mai bună a timpului la locul de muncă: o posibilă provocare
Gestionarea timpului la locul de muncă și a fi mai productiv este o provocare la îndemâna tuturor . Cu toate acestea, trebuie să ne oprim și să ne gândim la ceea ce facem, cum o facem și ce vrem cu adevărat să realizăm. A face nu înseamnă neapărat a lucra sau a finaliza.
Prin urmare, dedică timpul necesar pentru a-ți studia rutina și a-ți reprograma activitățile. Cu aceste indicatii iti va fi mai usor sa iti organizezi ziua de lucru sau de studiu si sa obtii rezultate mai bune.
